Règlement intérieur & statuts

STATUTS

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts, une association régie par la loi 60-315 du 21 Septembre 1960 en vigueur en Côte d’Ivoire et le décret d’application n°72-7460 du 24 Novembre 1972 relatifs aux associations et portant organisation des associations de jeunesse et d’éducation populaire.

TITRE I : BUT ET COMPOSITION DE L’AMICALE

TITRE I : BUT ET COMPOSITION DE L’AMICALE

Article 1 : Dénomination

Les Ingénieurs de conception diplômés de l’Ecole Supérieure des Mines et de Géologie (ESMG) au sein de l’Institut National Polytechnique Félix Houphouët Boigny (INP-HB) ont décidé de créer, à la date du 01 Juillet 2006, une amicale les regroupant. Cette amicale est dénommée «Amicale des Ingénieurs de conception diplômés de l’ESMG», en abrégé ESMG Engineers.

Article 2 : But – Durée – Siège

Alinéa 1 : L’Amicale des Ingénieurs de conception, diplômés de l’ESMG a pour but :

  • d’établir et de maintenir des liens d’amitié et de solidarité entre tous les Ingénieurs de conception diplômés de l’ESMG ;
  • de favoriser des relations privilégiées entre les Ingénieurs de conception diplômés de l’ESMG et les élèves Ingénieurs de conception de l’ESMG (rencontres, parrainage …) ;
  • de contribuer à porter au plus haut niveau la qualité de la formation des Ingénieurs de conception de l’ ESMG ;
  • De contribuer au développement personnel, professionnel et social de ses membres ;
  • De contribuer au développement des secteurs des mines et de l’énergie de la Côte d’Ivoire.

 

Alinéa 2 : L’Amicale est à caractère intellectuel et professionnel. Elle a un but ni politique, ni confessionnel. Sa durée est illimitée.

 

Alinéa 3 : Son siège est fixé à L’Institut National Polytechnique Félix Houphouët Boigny, Antenne d’ABIDJAN.

Article 3 : Moyens d’action

Pour atteindre ses buts, l’Amicale dispose des moyens d’action suivant :

  • Réunions et Assemblées Générales ;
  • Manifestations culturelles et sportives ;
  • Organisation de séminaires, conférences, débats, etc. ;
  • Publications de mémoires, brochures, revues, bulletins périodiques et un annuaire des Ingénieurs de Conception diplômés de l’ESMG;
  • Attribution de récompenses : prix, médailles etc.… ;
  • Création et gestion de structures aidant au financement des activités de l’Amicale ;
  • Partenariats avec toute personne physique ou morale susceptible de contribuer à l’accomplissement des buts de l’Amicale ;
  • Tout autre moyen et participation permettant à l’Amicale d’atteindre ses buts.
Article 4 : Membres – cotisation

L’Amicale se compose de Membres de droit et de Membres d’honneur.

 

Alinéa 1 :

  • Est Membre de droit: tout Ingénieur de conception diplômé de l’ESMG, qui adhère aux statuts et règlements intérieurs de l’Amicale et qui s’est acquitté de son droit d’adhésion ;

Le Membre de droit à obligation de :

  • payer ses cotisations ou bénéficier d’une dérogation ;
  • participer aux activités de l’Amicale.

 

Tout Membre adhérent à l’Amicale doit fournir les éléments suivants au Bureau Exécutif :

  • Un formulaire daté et signé par le Membre de droit,
  • un droit d’adhésion de vingt mille francs CFA (20 000 FCFA).
  • Une photo d’identité.

 

Alinéa 2 :

 

  • Est Membre d’honneur : toute personne physique ou morale qui rend ou qui a rendu des services éminents à l’Amicale.

La qualité de Membre d’honneur est octroyée au cours de l’Assemblée Générale sur proposition du Bureau Exécutif. Ce titre confère à cette personne, la qualité d’invité permanent à l’Assemblée Générale, sans voix délibérative et sans être tenue de payer une cotisation annuelle.

Alinéa 3 : Tout membre de droit peut devenir membre d’honneur.

Article 5 : Perte de la qualité de membre de droit

Alinéa 1 : La qualité de Membre de droit de l’Amicale se perd par :

  • Démission: lettre écrite, datée et signée adressée au Bureau Exécutif ;
  • Décès;
  • Radiation prononcée par le Bureau Exécutif, pour non-paiement de la cotisation ou pour motif grave portant atteinte au bon fonctionnement et aux intérêts de l’Amicale ;
  • Accession au rang de membre d’honneur.

 

Alinéa 2 : Le Membre, faisant l’objet d’une décision de radiation en est informé par une lettre écrite du Président de l’Amicale. Il dispose dès lors, d’un délai de trois mois pour présenter éventuellement sa défense devant le Bureau Exécutif. Il peut faire appel de la décision devant l’Assemblée Générale qui statue en dernier ressort à la majorité simple des Membres présents ou représentés.

 

Alinéa 3 : Le Membre démissionnaire ou radié ne peut prétendre à aucun droit sur les biens de l’Amicale et cela à aucun titre.

Par contre celui-ci peut solliciter sa réintégration. Dans ce cas, sa demande manuscrite sera examinée par le Bureau Exécutif puis par l’Assemblée Générale.

TITRE II : ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT

Article 6 : Administration

L’Administration de l’Amicale est assurée par :

  • les Assemblées Générales Ordinaires et Extraordinaires ;
  • le Bureau Exécutif ;
  • le Commissariat aux comptes ;
  • Les Commissions.
Article 7 : Assemblée Générale Ordinaire

Alinéa 1 : L’Assemblée Générale Ordinaire est l’organe suprême de l’Amicale. Elle réunit tous les Membres de l’Amicale. Les Membres de droit à jour de leur cotisation ont voix délibérative, les Membres d’honneur assistent à l’Assemblée Générale avec voix consultative.

 

Alinéa 2 : Tout Membre de droit absent peut déléguer son pouvoir. Ce pouvoir ne peut être délégué qu’à un Membre de droit présent. Ce pouvoir ne peut être délégué à nouveau. Les pouvoirs correspondants doivent être remis au Président avant le vote des motions ou des résolutions. Tout mandat remis, sans mandataire désigné, sera présumé, donné au Président de l’Amicale. Le nombre de pouvoirs détenu par une seule personne y compris le sien, est limité à trois.

Renforcer la délégation de pouvoir dans le titre II, article 6

 

Alinéa 3 : L’Assemblée Générale en session ordinaire se réunit une fois par année civile dans le courant du premier trimestre est  convoquée, un mois avant la date fixée, par les soins du Bureau Exécutif ou sur demande d’au moins le quart de ses Membres. L’ordre du jour est fixé par le Bureau Exécutif et indiqué sur les convocations.

Le Président ajoute, le cas échéant, les questions posées ou les motions présentées, au plus tard, à l’ouverture de l’Assemblée Générale, par le quart au moins des Membres présents ou représentés à l’Assemblée Générale.

 

Alinéa 4 : L’Assemblée Générale Ordinaire entend les rapports sur la gestion du Bureau Exécutif et sur la situation financière et morale de l’Amicale ainsi que le rapport du Commissariat aux comptes. Elle statue sur les comptes de l’exercice clos, après audition du Commissariat aux comptes.

Ces rapports et les comptes sont remis aux Membres présents de l’Assemblée Générale. Cette Assemblée Générale :

  • approuve les comptes de l’exercice clos ;
  • fixe les objectifs et adopte le programme d’activité de l’Amicale ;
  • vote le budget et les cotisations de l’exercice suivant;
  • délibère sur les questions inscrites à l’ordre du jour ;
  • approuve l’action du Bureau Exécutif ;
  • entérine la liste des membres éventuellement cooptés ;
  • statue, le cas échéant, sur les appels relatifs à des radiations, ou sur les demandes de réadmission ;
  • prend acte des résultats du scrutin pour l’élection du Président et des Commissaires aux comptes.

 

Alinéa 5 : Les votes des motions et des résolutions de l’Assemblée Générale sont acquis à la majorité simple des Membres, ayant une voix délibérative, présents ou représentés.

 

Alinéa 6 : Il est tenu un procès-verbal des séances. Les procès-verbaux sont signés par le Président de séance et le Secrétaire. Ils sont numérotés, publiés et conservés au siège de l’Amicale.

Article 8 : Assemblée Générale Extraordinaire

Alinéa 1 : Une Assemblée Générale Extraordinaire peut se tenir à la demande des deux tiers (2/3) au moins des Membres de l’Amicale adressée au Président du Bureau Exécutif.

 

Alinéa 2 : Elle doit réunir au moins le tiers (1/3) des Membres de droit de l’Amicale, présents selon les conditions définies à l’article 4.

A défaut d’un nombre suffisant, une nouvelle Assemblée Générale Extraordinaire est convoquée dans les mêmes conditions et peut alors délibérer valablement quel que soit le nombre de Membres présents ou valablement représentés.

Dans l’un ou l’autre cas, les décisions sont prises à la majorité des deux tiers des Membres présents ou représentés.

 

Alinéa 3 : Les statuts peuvent être modifiés à l’initiative du Bureau Exécutif.

En cas de dissolution, les biens de l’Amicale seront dévolus selon les règles déterminées en Assemblée Générale.

Article 9 : Le Bureau Exécutif

Alinéa 1 : Le Bureau Exécutif assure la gestion de l’Amicale et se charge de l’application de son programme d’activité. Il rend compte à l’Assemblée Générale.

–     Il convoque l’Assemblée Générale, en arrête l’ordre du jour et les projets de résolution ;

  • Il arrête le compte de résultat, le bilan de chaque exercice et le soumet à l’approbation de l’Assemblée Générale ;
  • Il peut créer des Commissions de travail supplémentaires ;

 

Alinéa 2 : Le Bureau Exécutif est composé de sept (7) Membres de droit dont :

  • 1 Président ;
  • 2 Vice-Présidents ;
  • 1 Secrétaire Général ;
  • 1 Secrétaire Général Adjoint ;
  • 1 Trésorier ;
  • 1 Trésorier Adjoint.

 

Alinéa 3 : Le Bureau Exécutif est renouvelé tous les trois (3) ans. Seul le Président est élu, les autres membres du Bureau sont nommés par le Président élu. Le mandat du Président est renouvelable une fois.

Article 10 : Les Commissions

Les Commissions aident l’Amicale à remplir pleinement ses objectifs.. Les Commissions sont dirigées par des Secrétaires nommés par le Président, et qui en déterminent leur composition.

 

  • La Commission Placement aide à l’intégration professionnelle des jeunes diplômés et fait la promotion de l’Ingénieur de conception diplômé de l’ESMG. Elle se constitue de Membres de droit salariés d’un organisme (école, entreprise) avec au moins un Membre de droit par organisme.

 

  • La Commission Technique et Scientifique :
    • Publie les articles scientifiques de l’Amicale ;
    • Coordonne et planifie la dispense de cours, séminaires, débats et conférences.

Elle se constitue d’au moins deux Membres de droit. La commission s’appuiera en partie sur la contribution des autres Membres.

 

  • La Commission Communication:
    • Gère le site Web de l’Amicale
    • Maintient et publie l’annuaire des Anciens

Elle se constitue d’au moins quatre Membres de droit.

Article 11 : Le Commissariat aux comptes

Le Commissariat aux comptes veille à la transparence financière de toutes les activités de l’Amicale. Il est composé d’un Commissaire aux comptes et son adjoint, élus parmi les Membres de droit.

TITRE III : ELECTIONS

Article 12

Le Président du Bureau Exécutif et les Commissaires aux comptes sont élus par l’Assemblée Générale pour un mandat de trois ans. Ils sont rééligibles une seule fois.

Article 13

Est éligible à la Présidence du Bureau Exécutif, et aux postes de Commissaires aux comptes, tout Membre de droit qui satisfait aux conditions suivantes :

  • Etre de bonne moralité ;
  • N’avoir pas fait l’objet de sanctions graves ;
  • être à jour de ses cotisations et donc sans arriérés financiers.
Article 14

Est électeur tout Membre de droit à jour de ses cotisations.

Article 15

Alinéa 1 : Le Président est élu au scrutin secret à la majorité absolue au premier tour et à la majorité relative au second tour.

 

   Alinéa 2 : Les Commissaires aux comptes sont élus au scrutin secret à la majorité relative par ordre de mérite et par la même Assemblée Générale qui élit le Président du Bureau Exécutif.

Article 16

Les membres d’honneur n’ont pas le droit de vote. Ils ont voix consultatives et un droit de participation aux Assemblées Générales.

TITRE IV : RESSOURCES ET GESTION

Article 17

Les ressources de l’Amicale sont constituées par :

  • le droit d’adhésion ;
  • une cotisation obligatoire de ses Membres de droit ;
  • le produit de ses activités ;
  • les subventions de collectivités publiques ou d’établissements publics, ainsi que d’associations ou autres personnes morales dans les conditions légales ;
  • les dons et legs ;
  • toute autre ressource qui n’est interdite par la loi et la réglementation en vigueur.
Article 18

Un compte bancaire doit être ouvert au nom de la personne morale de l’Amicale afin d’assurer une bonne gestion de ces ressources. Sa gestion est sous la responsabilité directe du Commissariat aux comptes et du Bureau Exécutif.

TITRE IV : RESSOURCES ET GESTION

Article 19

Toute modification des présents statuts ne peut être effectuée que par une Assemblée Générale Ordinaire ou Extraordinaire à la majorité des deux–tiers (2/3) des Membres présents sur proposition du Bureau Exécutif.

Il prend en compte toute délégation de vote en cas d’absence.

TITRE IV : RESSOURCES ET GESTION

Article 20

L’Assemblée Générale, appelée à se prononcer sur la dissolution de l’Amicale et convoquée spécialement à cet effet, doit comprendre plus de la moitié des Membres de droit de l’Amicale. Aucune délégation de vote ne sera prise en compte.

La dissolution ne peut être votée qu’à la majorité des quatre cinquième (4/5) des Membres présents.

Article 21

En cas de dissolution, il ne sera procédé en aucun cas au partage des biens de l’Amicale entre ses Membres. Ces biens seront versés à une organisation poursuivant les mêmes objectifs ou à une œuvre caritative.

TITRE VII : DISPOSITIONS FINALES

Article 22

Le Président au nom du Bureau Exécutif, est chargé de remplir toutes les formalités de déclaration et de publication prescrites par la législation en vigueur, notamment les dispositions des articles : 7, 36, et 37 de la loi n°60-315 du 21 Septembre 1960.

L’Amicale s’engage à notifier à l’autorité compétente :

  • Les modifications apportées au titre de l’Amicale, aux statuts et à la composition du Bureau Exécutif ;
  • Tout changement d’adresse du siège social.

Toutes modifications ne figurant pas aux présents statuts seront précisées par le règlement intérieur.

Le règlement intérieur fixera les modalités d’applications des statuts.

Fait à Abidjan en quatre exemplaires dont deux pour le Ministère de l’Intérieur.

Abidjan, le …01 juillet 2006

Mettre la liste de tous les présents.

REGLEMENTS INTERIEURS

Le présent règlement intérieur complète et précise les Statuts de ESMG Engineers dont il fait partie intégrante.

TITRE I : DES DROITS ET DES DEVOIRS

Article 1 : Vote – Adhésion

Alinéa 1 : Seuls les Membres de droit à jour de leur cotisation, ont droit de vote en Assemblée Générale.

 

Alinéa 2 : Tous les Membres de l’Amicale doivent se plier aux décisions prises suite à une Assemblée Générale.

 

Alinéa 3 : Tous les Membres doivent adhérer et participer aux objectifs visés par les statuts de l’Amicale ;

Alinéa 4 : le règlement du droit d’adhésion donne droit à une carte de Membre de l’Amicale.

 

Alinéa 5 : L’adhésion à l’Amicale comporte l’engagement de se conformer aux présents statuts et règlements intérieurs.

Le non respect des statuts et règlements intérieurs par un Membre le prédispose aux sanctions disciplinaires définies dans le règlement disciplinaire.

Article 2 : Cotisation

Alinéa 1 : Le montant de la cotisation annuelle, exigible pour l’exercice suivant, est adopté par l’Assemblée Générale sur proposition du Bureau Exécutif, après avoir entendu la présentation du rapport moral, du rapport financier de l’exercice écoulé et de la prévision du budget pour l’exercice suivant.

 

Alinéa 2 : La cotisation annuelle est due quelle que soit la date d’adhésion d’un Membre dans l’Amicale. Toute adhésion nouvelle n’entraîne pas de régularisation pour les années antérieures.

 

Alinéa 3 : Le règlement des cotisations s’effectue en un ou deux versements, au plus tard trois mois après la tenue de l’Assemblée Générale qui en a déterminé les montants.

Des rappels sont adressés aux Membres en retard de paiement de leur cotisation. Un Membre en retard de paiement, non justifié, de deux années consécutives peut être considéré comme démissionnaire.

Article 3 - Prestations

Le règlement de la cotisation permet d’accéder aux services et activités de l’Amicale. Il pourra donner accès à la fourniture des articles scientifiques et supports d’informations de l’Amicale. Ces prestations peuvent être suspendues d’office à tout Membre en retard de paiement de sa cotisation.

TITRE II : DE L’ASSEMBLEE GENERALE

Article 4 – Dispositions générales

Alinéa 1 : La convocation à l’Assemblée Générale est adressée au moins un mois à l’avance aux Membres ayant une voix délibérative, au sens de l’article 4 des statuts. Elle comprend :

  • la lettre de convocation ;
  • l’ordre du jour ;

–    les propositions de résolutions et d’amendements.

 

Alinéa 2 : Le rapport moral, le rapport financier, et les prévisions budgétaires pour l’exercice en cours, doivent être disponibles au siège de l’Amicale dix jours avant la réunion de l’Assemblée Générale pour les Membres qui désireraient en prendre connaissance.

 

Alinéa 3 : Tout Membre désireux de se faire représenter, doit faire parvenir par e-mail ou courrier et avant l’Assemblée Générale, une délégation de voix au Président du Bureau Exécutif.

Article 5 - Candidatures

Alinéa 1 : Les candidats aux différents postes doivent manifester individuellement leur candidature au Comité Electoral qui sera constitué à cet effet.

 

Alinéa 2 : Le Comité Electoral est mis en place au mois de Septembre de l’année précédent l’Assemblée Générale Elective. Les Membres de ce comité ne peuvent présenter leur candidature à quelque fonction élective durant leur mandat.

 

Alinéa  3 : Le Comité Electoral est constitué de trois Membres de droit nommés par le Président de l’Amicale. Le président du Comité Électoral n’est pas éligible à voter dans toute élection dont il a la supervision à moins qu’il y ait égalité des votes, auquel cas il a voix prépondérante.

 

Alinéa 4 : La candidature sur papier libre, comporte les éléments suivants de présentation : nom, prénoms, année du diplôme d’Ingénieur de l’ESMG, profession, secteur d’activité professionnelle, éventuellement activités passées au profit de l’École, des élèves et/ou de l’Amicale, ainsi qu’une brève déclaration d’intentions dans laquelle le candidat formule ses motivations et ses objectifs.

 

Alinéa 5 : Le Comité Electoral arrête définitivement au terme du 30 Novembre de l’année précédent l’Assemblée Générale Elective la liste des candidats. Le Comité Electoral examine l’ensemble des candidatures et leur validité.

Article 6 – Bulletin de vote

Le bulletin de vote comporte le nom, la spécialité et la promotion des différents candidats. Il sera disponible que le jour de l’Assemblée Générale Elective.

Article 7 – Organisation des élections

Alinéa 1 : Sont éligibles les seuls Membres de droit, à jour de leur cotisation. Sont électeurs, les Membres de l’Amicale, ayant une voix délibérative et à jour de leur cotisation.

 

 

Alinéa 2 : La convocation de l’Assemblée Générale Elective est adressée conjointement avec la liste des candidats établie.

 

Alinéa 3 : Tout Membre est autorisé à voter par correspondance. Pour cela, il doit faire parvenir par e-mail, ou courrier et avant l’Assemblée Générale, une copie d’une délégation de vote au Comité Electoral.

 

Alinéa 4 : Le vote s’exprime en cochant le nom du candidat de son choix. L’enveloppe de vote ne peut contenir qu’un seul bulletin qui ne doit comporter aucune trace d’identification.

Toute infraction à ces règles entraîne la nullité du vote.

 

Alinéa 5 : Si un candidat renonce à sa candidature pour quelques raisons que ce soit avant le dépouillement, les votes le concernant ne sont pas pris en compte.
Alinéa 6 : Sont proclamés élus, les candidats ayant obtenu les voix nécessaires comme définis à l’article 15 des statuts.

Article 8 – Opérations de dépouillement des votes

Alinéa 1 : Un Bureau de dépouillement des votes, ouvert aux Membres de l’Amicale, est présidé par un membre du Comité Electoral, désigné à cet effet par le Président du Comité Electoral et assisté d’un représentant désigné par chaque candidat, à l’ouverture de l’Assemblée Générale.

 

Alinéa 2 : Le Président de ce Bureau de dépouillement reçoit les enveloppes de vote, ordonne le dépouillement, surveille la régularité des opérations, vise et comptabilise les bulletins nuls ou blancs, signe les feuilles de comptabilisation des résultats. Les résultats sont proclamés dès la clôture des opérations de dépouillement et annexés au procès-verbal de délibérations de l’Assemblée Générale.

TITRE III : DES ATTRIBUTIONS DES MEMBRES DU BUREAU EXECUTIF

Article 9 : Le Président

Le Président est responsable de la bonne marche de l’Amicale dont il fait appliquer les décisions.

  • Il supervise toutes les activités de l’Amicale ;
  • Il représente l’Amicale dans tous les actes de la vie civile et est investi de tout pouvoir à cet effet ;
  • Il ordonne la convocation et préside les réunions du Bureau Exécutif et les Assemblées Générales dont il signe les procès –verbaux (PV) ;
  • Il ordonne les dépenses de l’Amicale après avis consultatif du Trésorier;
  • En cas d’absence ou de maladie, il est remplacé par un Vice-président ;
  • Il peut déléguer certains de ses pouvoirs aux Vice-Présidents.
Article 10 : Les Vice – Présidents

Le premier Vice-Président aide le Président dans ses fonctions et le remplace en cas d’absence ; dans quel cas, il bénéficie de tous les attributs du Président.

Le second Vice-président coordonne et assure les activités des Commissions en ligne avec celles engagées par le Bureau Exécutif.

Article 11 : Le Secrétaire Général
  • Il rédige les procès verbaux des réunions du Bureau Exécutif et des Assemblées Générales ;
  • Il assure la correspondance de l’Amicale ;
  • Il tient les archives de l’Amicale ;
  • Il convoque les Assemblées Générales et les réunions du Bureau Exécutif sur requête du Président ;
  • Il peut déléguer ses pouvoirs au Secrétaire Général Adjoint.
Article 12 : Le Secrétaire Général Adjoint

Il aide le Secrétaire Général dans sa tâche et le remplace en cas d’absence.

Article 13 : Le Trésorier
  • Il gère les fonds de l’Amicale ;
  • Il recouvre les cotisations ;
  • Il exécute les dépenses ordonnées par le Président ;
  • Il gère les biens mobiliers et immobiliers de l’Amicale ;
  • Il doit conserver les preuves comptables auxquelles l’Assemblée Générale et les Commissaires aux comptes peuvent se référer ;
  • Il peut déléguer ses pouvoirs au Trésorier Adjoint.
Article 14 : Le Trésorier Adjoint
  • Il aide le Trésorier dans ses tâches et fonctions.
  • Il le remplace en cas d’absence.

TITRE IV : DES ATTRIBUTIONS DU COMMMISSARIAT AUX COMPTES

Article 15 : Le premier Commissaire aux comptes
  • Il assure à tout moment le contrôle de la Trésorerie et rend compte au Bureau Exécutif et à l’Assemblée Générale.
  • Il doit obligatoirement faire au moins un contrôle par trimestre.

Lors de l’Assemblée Générale, il est tenu de faire un bilan financier de la gestion en plus de celui du Trésorier.

Article 16 : Le Vice–Commissaire aux comptes

Il aide le premier Commissaire aux comptes dans ses fonctions et le remplace en cas d’empêchement.

TITRE V : DES REUNIONS, DES DELIBERATIONS

Article 17 : Le Bureau Exécutif

Alinéa 1 : Le Bureau Exécutif se réunit au moins quatre fois par an sur convocation du Président.

 

Alinéa 2 : Toute décision du Bureau Exécutif doit être prise après de larges discussions et à la majorité des Membres présents. En cas de partage des voix, celle du Président l’emporte.

Article 18

L’Amicale tient les Assemblées Générales ordinaires suivantes :

  • Election du Président du Bureau Exécutif et des Commissaires aux comptes.
  • Adoption du programme d’activités de l’Amicale.
  • Rapport de fin d’exercice.

En dehors de celles-ci, l’Amicale peut tenir des Assemblées Générales Extraordinaires.

Article 19

Toutes les décisions de l’Amicale sont prises à la majorité relative, exception faite de l’élection du Président du Bureau Exécutif.

Article 20

sont annexés au règlement intérieur, les règlements suivants :

  • Règlement disciplinaire ;
  • Règlement financier.

ANNEXE 1 : REGLEMENT DISCIPLINAIRE

Le présent règlement disciplinaire renforce le règlement intérieur dont il fait partie intégrante.

Il a pour but de maintenir la discipline au sein de l’Amicale et de préserver l’image de marque recherchée dans le label Ingénieur de Conception de l’ESMG.

Article 21 : ORGANE DISCIPLINAIRE

Le Bureau Exécutif est l’organe disciplinaire de l’Amicale.

Il veille au maintien de la discipline au sein de l’Amicale.

Il fixe la date d’entrée en vigueur des sanctions et son mode d’exécution.

Article 22 : ABSENCES

Alinéa 1 : Assemblées Générales

 

Tout Membre absent à plus de deux Assemblées Générales consécutives sans justification, sera considéré comme démissionnaire par le Bureau Exécutif.

 

Alinéa 2 : Au sein des Commissions de l’Amicale

 

Tout Membre absent à trois réunions consécutives sans justification ne fera plus partie de cette Commission. Toutefois il reste toujours Membre de l’Amicale.

Tout Membre absent à trois réunions consécutives d’une Commission, bien qu’étant justifiées, peut ne plus faire partie de cette Commission. La décision revient au Secrétaire de la Commission qui jugera de la participation effective ou non du Membre aux activités de la Commission.

 

Alinéa 3 : cas particulier des Membres à l’extérieur du pays

Les Alinéa 1 et Alinéa 2 de l’article 22 ne s’appliquent pas aux Membres de l’Amicale résidant ou travaillant à l’extérieur du pays ou en mer.

Article 23 : Justification des absences

En cas d’absence ou d’empêchement définitif à une réunion ou Assemblée Générale, le Membre doit utiliser tous les moyens pour le signaler au Secrétaire Général de l’Amicale ou au Secrétaire de la commission dont il fait partie.

Dans le cas contraire son absence sera considérée comme injustifiée.

Article 24 : Maintien de l’image de marque ESMG

Tout Membre doit éviter d’orienter l’Amicale vers d’autres buts que ceux qui lui ont été assignés par les présents statuts, sous peine de sanctions.

Article 25 : Paiement des cotisations

Tout Membre de droit a l’obligation de s’acquitter de sa cotisation.

En cas de non paiement d’une cotisation le Membre est passible de sanction.

Article 26 : Les sanctions disciplinaires

Les sanctions suivantes sont applicables :

  • L’avertissement ;
  • Le blâme ;
  • La suspension ;
  • L’exclusion..

L’avertissement, le blâme, la suspension sont prononcées par le Bureau Exécutif.

L’exclusion d’un Membre est décidée par l’Assemblée Générale après l’avoir entendu.

Article 27 : Actes d’indiscipline

Sont considérés comme actes d’indiscipline :

-Toute violation délibérée des statuts et du règlement intérieur ;

– Les abus de pouvoir ;

– Le refus d’appliquer les décisions prises au sein des Commissions ;

– Tout préjudice grave porté aux intérêts de l’Amicale.

ANNEXE 2 : REGLEMENT FINANCIER

Le règlement financier de l’Amicale des Ingénieurs diplômés de l’ESMG, s’inscrit dans l’ensemble des dispositions législatives et réglementaires s’appliquant aux associations en matière comptable et financière.

Il définit les conditions dans lesquelles les engagements de dépenses et les conclusions de contrats ou marchés sont effectués.

Article 28 : Organisation comptable

L’Amicale dispose d’une Trésorerie comprenant deux Trésoriers.

Ce service fonctionne selon des procédures administratives et financières définies par le Bureau Exécutif.

La répartition des responsabilités et des tâches est la suivante :

  • L’Assemblée Générale

L’Assemblée Générale de l’Amicale définit, oriente et contrôle la politique générale de l’Amicale. Elle entend chaque année les rapports sur la gestion du Bureau Exécutif et sur la situation morale et financière de l’Amicale. Elle approuve les comptes de l’exercice clos et vote le budget. Elle fixe les cotisations dues par les Membres de droit.

Sur la proposition du Bureau Exécutif, elle adopte le règlement financier.

  • Le Bureau Exécutif

Le Bureau Exécutif de l’Amicale exerce l’ensemble des attributions que les statuts n’attribuent pas à une Commission de la Amicale. Il suit l’exécution du budget.

Le Bureau Exécutif a compétence et tous les pouvoirs pour assumer la gestion courante de l’Amicale dans le cadre des statuts et règlements intérieurs et des directives ou options prises par l’Assemblée Générale à laquelle il rend compte de ses principales décisions.

 

– Le Président du Bureau Exécutif

Le Président du Bureau Exécutif ordonnance les dépenses.

– Le Trésorier

Le Trésorier du Bureau Exécutif s’assure de la bonne tenue des comptes et des finances de l’Amicale.

  • Le Commissariat aux comptes

L’Assemblée Générale désigne deux Commissaires aux comptes dont le mandat et la compétence sont régis par les normes de la profession. Sa mission est la suivante :

  • contrôler les comptes annuels de l’Amicale,
  • procéder aux vérifications spécifiques et informations prévues par la loi.

Ils peuvent se faire communiquer en cours d’année tous les documents comptables. Ils désignent l’un d’entre eux pour présenter leur rapport à l’Assemblée Générale.

Article 29 : Budget

Alinéa 1 : Préparation du budget

Le budget de l’Amicale est préparé par le Bureau Exécutif.

 

Alinéa 2 : Approbation du budget

Après validation par le Bureau Exécutif, il est soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale.

Article 30 : Tenue de la comptabilité

La comptabilité de l’Amicale est gérée annuellement du 1er janvier au 31 décembre.

 

 

 

Alinéa1 : Types de comptabilité

La Trésorerie de l’Amicale tient une comptabilité générale et une comptabilité analytique.

Alinéa 2 : Documents comptables et financiers

La Trésorerie édite au minimum :

  • Chaque mois : un récapitulatif analytique,
  • Chaque semestre : un grand livre analytique,
  • Chaque année : un bilan, un compte de résultats de type associatif et ses annexes, un bilan fiscal,
  • Tous documents comptables et financiers demandés par le Président du Bureau Exécutif, et les Commissaire aux comptes.

 

Alinéa 3 : Classement des pièces comptables

La Trésorerie classe toutes les pièces comptables selon la nature des documents : banques, partenaires, social…

Article 31 : Règles d'engagement des dépenses

Alinéa 1 : Délégation générale

Le Président de l’Amicale est seul habilité à signer les engagements pour tout acte relatif à l’activité de l’Amicale. Néanmoins, il peut déléguer sa signature pour tout acte permettant d’assurer le bon fonctionnement de l’Amicale au Trésorier, ou au Secrétaire général.

Il s’ensuit :

 

Alinéa 1-1 : Contrats

Le Président de l’Amicale est seul signataire des contrats ou avenants conclus dans le cadre des accords de partenariat, des accords commerciaux, d’avenants importants ou de tous contrats ou avenants conclus avec les collectivités.

Le Président de l’Amicale peut signer tous les autres engagements de dépenses de l’Amicale.

 

Alinéa 1-2 : Achats

Tout élu, tout représentant dûment mandaté de l’Amicale ou tout Membre de l’Amicale doit solliciter un visa préalable du Président ou d’un mandataire pour tout achat, dépense ou avenant.

 

Alinéa 2 : Engagement d’achats

Le devis ou la facture proforma de tout engagement d’achat doit être systématiquement transmis à la Trésorerie ou à une personne habilitée mentionnée à l’article 31 alinéa 1-2 ci-dessus.

 

Alinéa 3 : Frais de mission et perdiem

D’une manière générale, les frais de repas, transports, hébergements et divers engagés dans le cadre des déplacements le sont avec la plus grande rigueur.

 

Alinéa 4 : Divers

Toutes autres dépenses engagées dans l’intérêt de l’Amicale sont remboursées sur justificatifs, entrant dans la procédure des notes de frais.

Article 32 : Gestion du matériel

Alinéa 1 : Règles d’amortissement et procédures d’inventaire

Tout matériel qui doit faire l’objet d’un amortissement est numéroté et inscrit au registre annuel des investissements de l’Amicale.

La durée des amortissements est fonction des différents types de matériel.

 

Alinéa 2 : Inventaire général

Chaque année, le Bureau Exécutif procède à l’inventaire physique de tous les matériels.

L’année, le numéro d’ordre, le nom du fabricant, le type et le lieu de dépôt des matériels sont consignés dans un document remis à la Trésorerie.

 

Alinéa 3 : Mise à disposition

Toute mise à disposition fait l’objet d’une convention de prêt.

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